校屬各單位：

為加強學校檔案管理工作，確保歸檔各類材料的齊全、完整，以更好地服務學校中心工作，記錄學校發(fā)展歷程，根據《高等學校檔案工作規(guī)范》《華北水利水電大學檔案管理辦法》的相關要求，2025年檔案歸檔工作即日起開始?，F(xiàn)將有關事項通知如下：

　　一、時間安排

檔案歸檔時間為2025年4月1日至6月27日。

　　二、歸檔范圍和歸檔要求

?。ㄒ唬w檔范圍

2024年1月1日至2024年12月31日期間，學校黨群、行政、科研、教學、外事、資產與設備管理、出版、財會、基建等各項工作和活動中產生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物、榮譽等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關標準執(zhí)行。

各部門應歸檔的文件材料具體內容詳見《華北水利水電大學各單位應歸檔文件材料目錄》（附件1），各檔案員請參照執(zhí)行，認真收集整理文件材料，按時交至檔案館。

 （二）歸檔要求

　　1.保證歸檔文件材料收集完整齊全真實，兼職檔案員在整理過程中要逐件逐頁檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏，不要缺項、漏項、跳項，保證材料的完整性和有序性。

3.歸檔文件材料要統(tǒng)一形成《歸檔文件目錄》（附件2）和《檔案移交目錄》（附件3），打印成紙質版，加蓋單位公章，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求《歸檔文件目錄》和紙質歸檔材料順序內容一致。

4.在向檔案館移交紙質文件材料的同時需提供相應的電子版《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，可通過微信或U盤等發(fā)送或拷貝電子版至檔案館負責人員。文件材料移交時嚴格履行交接手續(xù)，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

5.各歸檔部門請組織本單位人員，認真梳理本單位在各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價值的材料交給本單位兼職檔案員。兼職檔案員可參照檔案館網站業(yè)務指導欄目中相關內容，確定本單位歸檔范圍，認真收集文件材料。各單位兼職檔案員如有變動，請新任兼職檔案員主動掃描下方二維碼加入“華水檔案工作群”，進群修改備注為部門＋姓名，請不再兼任檔案員的同事主動退群。

6.對于未按時歸檔的部門，需寫出書面情況說明，加蓋公章后報送學校檔案館，逾期不交后果由各歸檔部門負責人和兼職檔案員負責。對于歸檔中存在的疑難問題，請與檔案館工作人員聯(lián)系。

聯(lián)系地址：圖書館東配樓三樓3040檔案收集室。

  附件1：華北水利水電大學各單位應歸檔文件材料目錄.docx 

  附件2：華北水利水電大學歸檔文件目錄.xls

  附件3：華北水利水電大學檔案移交目錄.doc

  附件4：各單位檔案歸檔整理流程.docx 

  附件5：兼職檔案員如何開展工作.pptx

 圖書館（檔案館）

2025年3月31日