校屬各單位：
學(xué)校行政公文是學(xué)校行政部門行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是學(xué)校實施行政管理和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。公文處理的質(zhì)量和效率，直接影響著學(xué)校政令通達(dá)、信息溝通的效率和行政管理的水平。
為了進(jìn)一步做好行政公文處理工作，規(guī)范和完善公文處理程序，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，針對近幾年學(xué)校公文處理中出現(xiàn)的一些問題，依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》》（國發(fā)〔2000〕23號）、《河南省國家行政機關(guān)公文處理實施辦法》(豫政〔2001〕72號)和《華北水利水電學(xué)院行政公文處理實施辦法》（院辦字〔2000〕221號）等文件精神，結(jié)合我校實際，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、公文種類
1.學(xué)校常用的公文種類有決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等，不得使用超過公文種類的其他文體，如“情況匯報”、“情況說明”、“工作總結(jié)”“管理辦法”等。
2.要注意區(qū)別“報告”和“請示”兩種文體?！皥蟾妗边m用于向?qū)W校匯報工作、反映情況、答復(fù)學(xué)校的詢問等；“請示”適用于向?qū)W校請求批示、批準(zhǔn)。公文標(biāo)題不得采用“請示報告”，“報告”中不得夾帶請示事項。
3.不相隸屬部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)職能部門請求批準(zhǔn)，或者有關(guān)職能部門向來文機關(guān)答復(fù)請求批準(zhǔn)的事項，應(yīng)當(dāng)使用平行文體如“函”，不得使用“請示”或“批復(fù)”。
二、公文格式
1.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，如：引號、頓號、括號等。
2.公文一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)，也不得抄送個人?！罢埵尽币话阒粚懸粋€主送機關(guān)，如“學(xué)校”。不可多頭請示，如“教務(wù)處，學(xué)生處”。屬職能部門管理權(quán)限內(nèi)的請示事項，“請示”應(yīng)送職能部門，需向?qū)W校請示的有關(guān)事項，應(yīng)以“學(xué)校”作為主送機關(guān)，公文中不得以“××（副）校長”作為主送機關(guān)。
3.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。附件序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件不得單獨成文或以郵件形式報送。
4.“請示”公文應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人（行政公文一般為部門行政負(fù)責(zé)人）的姓名和聯(lián)系方式。
三、行文規(guī)則
1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效，堅持少而精的原則，既要提高質(zhì)量，又要控制數(shù)量。凡是可以用電話、協(xié)商、原件批回等方式解決的問題，不發(fā)公文，可以用便函解決的問題，不發(fā)正式公文。
2.各有關(guān)部門可以根據(jù)需要自行行文，凡屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，不以學(xué)?；蛐ｉL辦公室名義行文或者批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。
3.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。學(xué)校內(nèi)設(shè)機構(gòu)除校長辦公室外不得對外正式行政行文。除校領(lǐng)導(dǎo)特別交辦外，不得將一個文件同時報送黨委辦公室和校長辦公室辦理，不得將一個文件同時報送兩個及以上校領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.各部門需要請示學(xué)校的事項，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好前期工作并及時上報，給學(xué)校留出研究、決策的時間：一般事項不得少于2周，緊急事項不得少于5個工作日；特別緊急的事項，需要在3個工作日以內(nèi)批復(fù)的，除突法事件以及法律、法規(guī)等另有規(guī)定或校領(lǐng)導(dǎo)另有交待的事項外，必須在文中說明緊急原因及在本部門的辦理過程。
5.各部門需要請示學(xué)校的事項應(yīng)該實事求是，并提前做好調(diào)研，提出切實可行的解決方案；對需要報請學(xué)校批準(zhǔn)的請示，凡內(nèi)容涉及幾個部門，一般應(yīng)事先與有關(guān)部門充分協(xié)商，取得一致意見后再上報。意見分歧較大、又急需解決的問題應(yīng)把分歧意見同時上報，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；各部門申請人、財、物等的請示要明確具體，如申請設(shè)備的請示，要注明所需設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等具體內(nèi)容。凡沒有具體方案的請示，校長辦公室要返回報文單位重新擬制發(fā)起公文。
6.“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一事一請。凡一文涉及多種事項請示的，校長辦公室要發(fā)回報文單位重新擬文發(fā)起。除校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，不得直接向校領(lǐng)導(dǎo)紙制報送“請示”、“報告”，也不得在報送電子“請示”、“報告”公文的同時報送紙制“請示”、“報告”。
四、發(fā)文辦理
1.有關(guān)部門可根據(jù)需要擬制并印發(fā)具有部門發(fā)文標(biāo)識的公文，草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
（1）符合法律、法規(guī)、規(guī)章及其他有關(guān)規(guī)定，注意政策的縱向連續(xù)性和橫向一致性。提出新的政策、規(guī)定，要切實可行并加以說明。
（2）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。
（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
（4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
（5）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（7）應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位。
（8）公文使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
（9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
2.學(xué)校名義的行政發(fā)文歸校長辦公室統(tǒng)一管理，有關(guān)職能部門和校長辦公室應(yīng)該根據(jù)工作需要，按照公文規(guī)范草擬學(xué)校行政公文，并通過辦公系統(tǒng)發(fā)文流程履行核稿、呈簽、（會簽）、簽發(fā)手續(xù)后由校長辦公室印發(fā)。
各部門以學(xué)校名義發(fā)起的公文，要留出3-5天的公文簽發(fā)流轉(zhuǎn)時間，避免倉促行文。因時限要求且由于簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)出差等原因暫時難以簽發(fā)的公文，須先自行擬制公文并在辦公系統(tǒng)中發(fā)起發(fā)文流程，并電話請示簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后校辦可印發(fā)公文。
3.會議紀(jì)要是記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的文體。校長辦公會會議紀(jì)要的決議具有和學(xué)校文件同等的法定效力，各單位行政負(fù)責(zé)人應(yīng)該在權(quán)限范圍內(nèi)自覺主動地查看校長辦公會會議紀(jì)要，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，如在規(guī)定時限中不能完成或辦畢本部門職權(quán)范圍內(nèi)的決議事項，要及時向校長辦公會主持人（校長或者校長委托的副校長）及時匯報原因，并書面寫明具體原因報校長辦公室辦公會秘書備案，校長辦公室將根據(jù)工作需要適時向校長辦公會或在校內(nèi)一定范圍通報校長辦公會決議跟蹤督辦處理結(jié)果。
五、收文辦理
1.公文的接收與運轉(zhuǎn)由校長辦公室負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)不直接受理公文。未經(jīng)校長辦公室接收的公文，運轉(zhuǎn)過程中如發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，責(zé)任由送接公文的人員承擔(dān)。對收到的校內(nèi)各單位的請示、報告等公文，凡不符合公文處理規(guī)定的，校長辦公室應(yīng)說明理由，予以退回。
2.學(xué)校行政收文辦理，主要包括兩類：一類是國務(wù)院、水利部、省政府、省教育廳等上級部門及其辦公廳（室）等學(xué)校外部來文的處理，一類是校內(nèi)各單位給學(xué)校的請示、報告等來文的處理。兩類公文分別采取下面的方式處理：
（1）學(xué)校外部來文的處理。采用“電子公文網(wǎng)上辦理、紙制公文書面辦理”的辦法處理，電子公文由校長辦公室專職文秘通過河南省教育廳“公文交換”系統(tǒng)接收并載入我校辦公自動化平臺運轉(zhuǎn)，外部紙制來文的收文運轉(zhuǎn)由校長辦公室專職文秘負(fù)責(zé)，凡送負(fù)責(zé)人閱示和送請有關(guān)部門辦理的紙制公文，校長辦公室應(yīng)履行領(lǐng)文、還文登記。
（2）學(xué)校內(nèi)部來文的處理。如無特殊情況，學(xué)校各單位給學(xué)校的請示報告等，一律要采用辦公自動平臺運轉(zhuǎn)，校長辦公室不接收紙制的請示、報告等。除校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，任何單位和個人不得持件運轉(zhuǎn)。各部門請示學(xué)校的事項，行文前最好向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報，以提高公文處理效率。緊急公文應(yīng)實事求是地標(biāo)注緩急程度，給校領(lǐng)導(dǎo)留出足夠的研究、決策時間。
3.收文的處理一般由校長辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見順次傳閱，也可根據(jù)實際情況采取靈活的運轉(zhuǎn)方式。主管校領(lǐng)導(dǎo)由于出差等原因難以批閱意見的公文，校長辦公室可電話匯報公文內(nèi)容并請示領(lǐng)導(dǎo)意見；校領(lǐng)導(dǎo)簽署或指示處理意見后，傳閱式公文順次傳閱，辦理式公文按照辦理優(yōu)先的原則進(jìn)行運轉(zhuǎn)；緊急公文可采取跳躍式傳閱的方式運轉(zhuǎn)，急者先閱，先辦后傳。
4.校長辦公室送達(dá)有關(guān)部門辦理的各種文件，承辦部門要及時辦理，不得延誤、推諉，消極對待。凡明確提出時限要求的，各部門在辦理時，對屬于本部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時限內(nèi)辦理完畢；緊急公文應(yīng)當(dāng)按照特定時限要求辦理；確因特殊情況不能按時辦結(jié)回復(fù)的，應(yīng)當(dāng)在回復(fù)時限內(nèi)在公文簽上寫明原因。對公文中未明確提出辦理時限要求的，承辦部門也應(yīng)該本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，盡快辦理。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回校辦的專職文秘并說明理由。
5.領(lǐng)導(dǎo)簽轉(zhuǎn)有關(guān)部門要求提出某一問題初步方案的文件，承辦部門必須積極調(diào)研，摸清情況，認(rèn)真研究，結(jié)合實際提出切實可行的貫徹意見或者初步方案。
6.辦理過程中涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門（即領(lǐng)導(dǎo)簽署辦理單位中的第一個部門或牽頭部門）主要負(fù)責(zé)人必須主動與相關(guān)部門充分協(xié)商，達(dá)成一致意見或辦理方案，部門之間有分歧不能達(dá)成一致意見的，承辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)，提出辦理建議，并及時匯報簽署領(lǐng)導(dǎo)決策。
7.收文處理結(jié)果：承辦部門在完成承辦事項后要及時在收文稿簽的“處理結(jié)果”欄中簽署辦理結(jié)果，辦理結(jié)果的表述要實事求是、明確完整，并落款姓名和日期，不得弄虛作假，含糊其辭；不得在辦理過程中講條件、打折扣；不得在處理結(jié)果欄里推脫責(zé)任，把文件再簽給同級部門；不得在承辦事項辦畢之前簽署承諾性意見；如有承辦事項的公文，必須在處理結(jié)果欄中簽署具體的承辦結(jié)果意見，不得只簽署姓名和日期；各部門行政負(fù)責(zé)人是本部門公文處理最終責(zé)任人，不得在收文處理欄里把文件再簽給部門科室或部門人員。
收文處理意見填寫后，網(wǎng)上收文要及時點擊“辦畢”使公文繼續(xù)運轉(zhuǎn)或辦結(jié)，紙制收文要及時送交校長辦公室文秘繼續(xù)運轉(zhuǎn)或辦結(jié)。
8.收文的提醒督辦：送校領(lǐng)導(dǎo)批示的收文，校長辦公室要及時提醒校領(lǐng)導(dǎo)查看閱示，校領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，校長辦公室要負(fù)責(zé)催辦，催辦可分別采用電話、短信、便函、催辦單或當(dāng)面催詢等方式，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，不得漏辦和延誤，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦情況。報文單位也要及時通過辦公網(wǎng)平臺“流程管理”——“公文管理”中的“未處理完的流程”經(jīng)常查詢文件的運轉(zhuǎn)情況和相關(guān)節(jié)點的處理意見，如需要可向有關(guān)簽閱領(lǐng)導(dǎo)主動匯報情況。
9.收文的回復(fù)：除重大事項或者領(lǐng)導(dǎo)要求需學(xué)校以正式行文批復(fù)外，校長辦公室一般應(yīng)及時通過面談、電話、短信、便函等方式給予答復(fù)。報文單位也要主動在收文稿簽“處理結(jié)果”中自覺查詢“請示”的處理結(jié)果。
特此通知
校長辦公室
2010年1月12日
